Planificadores de Convenciones y Eventos

Qué Hacen

Los planificadores de reuniones, convenciones y eventos coordinan todos los aspectos de las reuniones y eventos profesionales. Eligen los lugares para las reuniones, coordinan el transporte y coordinan otros detalles.
 
Responsabilidades. Los planificadores de reuniones, convenciones y eventos por lo general se ocupan de lo siguiente:
 
  • Se reúnen con los clientes para comprender el propósito de la reunión o evento
  • Planifican el alcance del evento, incluyendo el tiempo, lugar, programa y costo
  • Solicitan ofertas de lugares y proveedores de servicios (por ejemplo, floristas y fotógrafos)
  • Trabajan con el cliente para elegir a dónde realizar el evento y a quién contratar para los servicios
  • Inspeccionan los lugares para garantizar que cumplan con los requisitos del cliente
  • Coordinan los servicios de los eventos, tales como habitaciones, transporte y servicio de alimentos
  • Consultan con el personal del lugar para coordinar los detalles
  • Supervisan las actividades del evento para garantizar que los clientes y los asistentes del evento estén satisfechos
  • Revisan las facturas de los eventos y aprueban el pago
 
Ya sea una boda, una conferencia educativa, o una convención de negocios, las reuniones y eventos reúnen a la gente para un propósito común. Los planificadores de reuniones, convenciones y eventos trabajan para asegurar que este objetivo se logre a la perfección.
 
Coordinan todos los detalles de los eventos, desde el principio hasta el final. Antes de la reunión, por ejemplo, los planificadores se reúnen con los clientes para estimar la asistencia y determinar el propósito de la reunión. Durante la reunión, manejan la logística de las reuniones, tales como el registro de los clientes y la instalación de equipos de audios / visuales para los oradores. Después de la reunión, encuestan a los asistentes para averiguar cuáles fueron los temas que más les interesaron.
 
Los planificadores de reuniones, convenciones y eventos también buscan los posibles sitios para realizar las reuniones, tales como hoteles y centros de convenciones. Tienen en cuenta el alojamiento y los servicios que el centro puede ofrecer, la facilidad que tendrá la gente para llegar hasta allí, y los atractivos que la zona circundante pueda ofrecer. Últimamente, los planificadores también tienen en cuenta si una reunión en línea podría lograr los mismos objetivos que un encuentro cara a cara.
 
Una vez seleccionado el lugar, los planificadores organizan el espacio para la reunión y los servicios de apoyo para la misma. Por ejemplo, negocian los contratos con los proveedores para brindar alimentos a los asistentes y coordinan los planes con el personal del lugar. Organizan las actividades, entretenimientos y oradores. También supervisan las finanzas de las reuniones y convenciones En el día del evento, los planificadores pueden registrar a los asistentes, coordinar el transporte, y asegurarse de que las salas de reuniones estén configuradas correctamente.
 
Los siguientes son los tipos de organizadores de reuniones, convenciones y eventos:
 
Los planificadores de asociaciones organizan conferencias y ferias comerciales anuales para las asociaciones profesionales. Debido a que la asistencia de los miembros suele ser voluntaria, el mercadeo del valor de la reunión es un aspecto importante del trabajo.
 
Los planificadores empresariales organizan reuniones de negocios, generalmente con plazos muy ajustados.
 
Los planificadores de reuniones gubernamentales organizan reuniones para los funcionarios y las agencias gubernamentales. Estar familiarizado con las regulaciones gubernamentales, tales como los procedimientos para las compras de materiales y reservas hoteleras, es de vital importancia para este trabajo.
 
Los gerentes de servicios de convenciones organizan grandes eventos trabajando para los hoteles y centros de convenciones. Actúan como enlace entre el centro de reuniones y los planificadores que trabajan para asociaciones, empresas o gobiernos. Presentan las opciones de servicio de alimentos a los planificadores externos, coordinan las peticiones especiales, y sugieren los servicios hoteleros, de acuerdo al presupuesto del planificador.
 
Los planificadores de eventos se encargan de los detalles de una gran variedad de eventos, incluyendo bodas y fiestas de gran magnitud.

 

Ambiente Laboral

Los planificadores de reuniones, convenciones y eventos pasan la mayor parte de su tiempo en oficinas. Durante las reuniones y eventos, por lo general trabajan en el lugar, en hoteles o centros de convenciones. Viajan habitualmente para asistir a los eventos que organizan y para visitar los posibles sitios de reuniones, a veces en lugares exóticos alrededor del mundo. Los planificadores colaboran asiduamente con los clientes, trabajadores de hospedajes y asistentes de las reuniones.
 
El trabajo de los planificadores de reuniones, convenciones y eventos puede tener un ritmo rápido y exigente. Los planificadores supervisan muchos aspectos del evento al mismo tiempo, se enfrentan con una gran cantidad de plazos, y organizan las actividades de varios grupos diferentes de personas.
 
En el 2010, los planificadores de reuniones, convenciones y eventos ocuparon aproximadamente 71,600 empleos. La mayoría trabajó para empresas privadas, y alrededor del 9 por ciento eran trabajadores independientes. Las industrias que emplearon la mayor cantidad de planificadores de reuniones, convenciones y eventos en mayo de 2010 fueron los siguientes:
 
Organizaciones de negocios, profesionales, laborales y políticas          13%
Hoteles y moteles         10
Otros servicios de apoyo, incluidos los organizadores de ferias                9
Colegios de estudios superiores, universidades y escuelas profesionales           6
Otorgamiento de subsidios y servicios         3
 
Horarios de Trabajo. La mayoría de los planificadores de reuniones, convenciones y eventos trabajan a tiempo completo. Además, muchos están obligados a trabajar horas extras previas a un evento importante. Durante las reuniones o convenciones, los planificadores pueden trabajar durante muchos días, comenzando a trabajar temprano por la mañana y hasta altas horas de la noche. A veces deben trabajar los fines de semana.
 

Cómo hacerse uno

Los solicitantes deben tener por lo menos una licenciatura y cierta experiencia laboral relacionada con la planificación.
 
Educación. Muchos empleadores prefieren a los aspirantes que tienen una licenciatura y experiencia laboral relacionada en hoteles o planificación. La proporción de planificadores con una licenciatura está aumentando debido a que las responsabilidades laborales son cada vez más complejas y porque hay más programas con títulos de colegios de estudios superiores. Si el título de un solicitante no está relacionado con la gerencia de hospedajes, es probable que los empleadores requieran por lo menos de 1 a 2 años de experiencia profesional relacionada.
 
Los planificadores de reuniones, convenciones y eventos provienen de una gran variedad de disciplinas académicas. Algunas licenciaturas relacionadas incluyen marketing, relaciones públicas, comunicaciones, negocios y gerencia de hospedajes. Los planificadores que han estudiado gerencia de hospedajes pueden comenzar con mayores responsabilidades que aquellos con otras disciplinas académicas. Los estudiantes de colegios de estudios superiores también pueden adquirir experiencia a través de una pasantía o de las reuniones de planificación para un club de la universidad. Además, algunos colegios de estudios superiores ofrecen cursos de educación continua en la planificación de reuniones y eventos.
 
Experiencia Laboral. Algunos organizadores de eventos ingresan en la profesión adquiriendo experiencia en una ocupación afín, como coordinador de catering. Por ejemplo, los coordinadores de catering podrán comenzar a planear eventos de menor envergadura, como las bodas. A medida que adquieren experiencia y establecen su reputación, pueden iniciar su propio negocio en la planificación de bodas.
 
Una vez contratados, los planificadores aprenden muchas habilidades a través de la experiencia. En el nivel de ingreso inicial, los planificadores suelen realizar pequeñas tareas bajo la supervisión de planificadores de reuniones más experimentados. Los que comienzan en las pequeñas organizaciones tienen la oportunidad de aprender más rápido debido a que deben encargarse de una mayor variedad de tareas.
 

Cualidades Importantes (Perfil del Estudiante)

Habilidades de comunicación. Los planificadores de reuniones, convenciones y eventos se comunican con los clientes, proveedores y personal para los eventos. Deben tener excelentes habilidades de comunicación oral y escrita y ser capaces de transmitir las necesidades de sus clientes de manera eficaz.
 
Compostura. Los planificadores suelen trabajar en un entorno de ritmo rápido y deben ser capaces de pensar de forma realista y mantener la calma bajo presión.
 
Conocimiento de informática. Los planificadores deben estar familiarizados con las computadoras, software de base de datos, presupuestos y medios sociales en línea.
 
Habilidades para servicio al cliente. Los planificadores deben comprender las necesidades de sus clientes. Deben actuar de manera profesional en una gran variedad de situaciones, saber cómo mantener cautiva a una audiencia, y ayudar a los participantes a conectarse con sus compañeros.
 
Habilidades interpersonales. Los planificadores deben ser buenos para establecer y mantener relaciones positivas con clientes y proveedores. También deben ser capaces de ayudar a los participantes de un evento a conectarse con sus compañeros.
 
Habilidades de negociación. Los planificadores deben ser capaces de negociar los contratos de servicios que provean los mejores precios para sus clientes.
 
Habilidades de organización. Para proporcionar reuniones de alta calidad, los planificadores deben estar orientados a los detalles, ser buenos para realizar múltiples tareas, y ser capaces de cumplir con los plazos ajustados. Muchas de las reuniones se planifican con más de un año de antelación, por lo que es vital la capacidad de razonar para el largo plazo.
 
Habilidades para la resolución de problemas. Cuando surgen los problemas, los planificadores deben ser capaces de encontrar soluciones creativas que satisfagan a los clientes.
 

Perspectivas Laborales

Se proyecta que el empleo de los planificadores de reuniones, convenciones y eventos aumentará un 44 por ciento entre 2010 y 2020, más rápido que el promedio de todas las ocupaciones. Dado que las empresas y organizaciones se vuelven cada vez más internacionales, se espera que las reuniones y convenciones sean cada vez más importantes. Para muchas de estas organizaciones, las reuniones constituyen la única oportunidad de poder reunir a todos sus miembros. A pesar de la propagación de la comunicación en línea, la interacción cara a cara es irremplazable. Además, las industrias y las empresas reconocen cada vez más el valor de la contratación de los planificadores profesionales que puedan ofrecer reuniones de primer nivel al mejor precio disponible.
 
Oportunidades de Empleo. Además del rápido crecimiento laboral, se espera que muchas ofertas de trabajo surjan de la necesidad de reemplazar a los trabajadores que dejan la ocupación. Sin embargo, los buscadores de empleo pueden esperar una fuerte competencia debido a que la ocupación por lo general atrae a más aspirantes que puestos de trabajo existentes.
 
Las perspectivas laborales serían las mejores para aquellos que tengan una licenciatura en gerencia de hospedajes. La credencial de planificador de reuniones certificado (CMP) también es muy bien considerada por los posibles empleadores. Los que tienen experiencia con el software de reuniones virtuales y medios de comunicación social también deberían tener ventajas en la búsqueda de empleo.
 
Las oportunidades de empleo para los planificadores de las empresas son mayores o menores de acuerdo con la economía. Cuando la economía no es buena, las empresas suelen recortar los presupuestos para las reuniones. Los planificadores que pierden su empleo durante una recesión suelen trabajar como contratistas privados hasta poder conseguir un trabajo a tiempo completo nuevamente.
 
Los planificadores que trabajan para la industria de la salud tienen menos probabilidades de experimentar recortes durante una recesión debido a que la asistencia a congresos médicos suele ser una exigencia para que los profesionales de la salud puedan mantener sus licencias.
 
Los planificadores de eventos también pueden esperar una fuerte competencia para los puestos de trabajo. Aquellos con experiencia laboral relacionada deberían tener las mejores oportunidades laborales.
 

Salario

La mediana salarial anual de los planificadores de reuniones, convenciones y eventos en USA fue $45,260 en mayo de 2010.
 
Cita de la Fuente:
Oficina de Estadísticas Laborales, U.S. Department of Labor, Occupational Outlook Handbook en Español (OOH), Edición 2012-13, Planificadores de Reuniones, Convenciones y Eventos, en Internet http://www.bls.gov/es/ooh/business-and-financial/meeting-convention-and-event-planners.htm (visitado 11\18\2014).